Aktualisiert am 27. Januar 2023 von Ömer Bekar
Wenn Sie einen wichtigen Termin mit einem oder mehreren Geschäftspartnern erfolgreich absolviert haben, kann es gut sein, dass Ihr Chef Sie auffordert, eine schriftliche Danksagung an die Herrschaften aufzusetzen. Das ist meist als nette Geste gedacht und dazu, bei den Geschäftspartnern in guter Erinnerung zu bleiben. Doch die Frage lautet: was um alles in der Welt sollen Sie nur schreiben? So einfach, wie es klingt, ist es auf den ersten Blick nämlich gar nicht. Und der Tipp vom Chef, doch einfach „mal etwas Nettes zu schreiben“, ist so hilfreich wie sonst nur was. Aber es hilft nichts, Chef ist Chef und Auftrag ist Auftrag und der muss nun natürlich durchgeführt werden, und das so gut, wie es nur geht. Schließlich steht bei einem guten Kontakt zu den Geschäftspartnern vielleicht eine Menge Geld auf dem Spiel? Im Folgenden können Sie sich ein paar Tipps holen, wenn Sie eine Danksagung an Geschäftspartner aufsetzen sollen – ohne, dass Sie die handelsüblichen Formulierungen verwenden müssen, die kein Mensch mehr hören kann.
Denn allzu groß ist die Gefahr, dass man bei einem solchen Auftrag Formulierungen verwendet, die komplett 08/15 sind. Das beginnt schon direkt nach der unvermeidlichen Anrede. Natürlich können Sie Ihren Geschäftspartnern für den „netten Empfang“ und die „angenehme Atmosphäre“ danken, die in dem Gespräch angeblich geherrscht hat. Aber schon beim Einstieg kann es viel wert sein, sich etwas Besonderes einfallen zu lassen. Nichts, was irgendwie aus dem Rahmen fiele, das ist klar – aber ein wenig catchy, also lockend, dürfen auch die ersten Sätze sein. So könnten Sie nach der eröffnenden Anrede auf eine Formulierung verzichten, die in etwa so lautet: „Im Namen meines Vorgesetzten möchte ich an dieser Stelle erst einmal dessen Dank für das nette Gespräch übermitteln“.
►Danksagung Geschäftspartner
Sehr geehrte Frau [Name], sehr geehrter Herr [Name],
danke für das nette Gespräch vom [Datum]. Mein Vorgesetzter, Herr [Name], lässt Sie herzlich grüßen, er befindet sich derzeit allerdings auf Dienstreisen, weswegen ich Ihnen nun schreibe.
Herzlichen Dank dafür, dass Sie sich so viel Zeit für unseren Besuch genommen haben. Was im Meeting besprochen worden ist, hat uns sehr gut gefallen. Wir fanden es erfrischend, dass wir in allen wesentlichen Punkten so offen sprechen konnten und überall Einigkeit erzielt haben.
Unsere Vertriebsabteilung arbeitet momentan intensiv an dem Konzept, das wir vereinbart haben. Ich werde es Ihnen in den kommenden Tagen per Email zukommen lassen. Wir hoffen, dass wir dadurch die jetzt schon so vertrauensvolle Zusammenarbeit auf eine neue Stufe stellen können und wir auch in den kommenden Jahren kooperieren werden.
Mit den besten Grüßen und voller Vorfreude auf unser nächstes Zusammentreffen,
[Name]
Trauen Sie sich auch mal ungewöhnliche Formulierungen zu
Denn damit stellen Sie ziemlich sicher, dass beim Empfänger nicht die Aufmerksamkeit geweckt ist, sondern der Reflex, alles andere möglichst nur zu überfliegen, um sich wieder den wichtigeren Dingen des Alltags widmen zu können. Formulieren Sie höflich, aber gern auch mal ungewöhnlich. Da ist das Verb „übermitteln“ sicher nicht unbedingt die richtige Wahl. In diesem Fall empfiehlt es sich, wenn Sie ganz einfach direkt sind: „Herr [Name] hätte gern selbst ein paar Worte an Sie gerichtet – allerdings müssen Sie heute mit mir Vorlieb nehmen, da mein Chef für einige Tage im Ausland ist. Vor seiner Abreise hat er mich jedoch gebeten, dass ich Sie herzlich von ihm grüßen soll, was ich hiermit sehr gern mache.“
Völlig überschätzt, weil schlicht unnötig sind weitere Höflichkeiten, die einfach nur nach Fassade aussehen, was Sie auch sind. So halten viele es für unabdingbar, Dinge zu schreiben wie: „Vielen Dank für den netten Empfang, den wir in Ihrem Hause genossen haben.“ Dass Geschäftspartner sich nett empfangen, ist wohl das Mindeste und bedarf keiner gesonderten Erklärung, und die Formulierung „in Ihrem Hause“ ist so unnötig wie ein Kropf. Viel besser fahren Sie, wenn Sie einfach und direkt schreiben: „Danke für die Zeit, die Sie sich für unseren Besuch genommen haben.“
Kommen Sie zum Wesentlichen
Zu viel Einleitung ist dann allerdings auch nichts, irgendwann müssen Sie zum Punkt kommen. Und das tun Sie am besten, indem Sie ganz konkreten Bezug auf das Gespräch nehmen, das stattgefunden hat. In etwa so: „Wir fanden es sehr erfrischend, dass wir in den besprochenen Punkten übereingestimmt haben. In Kürze werden wir Ihnen wie verabredet ein neues Konzept zukommen lassen, in dem wir unsere gemeinsame Strategie für das kommende Geschäftsjahr zusammenfassen.“
Was aber gehört noch zu den wesentlichen Punkten, die in einem solchen Dankesschreiben erwähnt werden sollten?
- Betonen Sie, dass Ihrer Firma viel an der professionellen und guten Zusammenarbeit liegt. Machen Sie klar, dass eine Vertiefung bzw. Intensivierung der Kooperation gewünscht ist.
- Wenn Ihnen das nicht zu weit geht, so loben Sie das spezielle Know-how, das bei den Geschäftspartnern herrscht. Etwa so: „Wir sind davon überzeugt und begeistert, wie Sie im Bereich der Softwareentwicklung arbeiten und hoffen, dass unsere Zusammenarbeit auf diesem Gebiet noch lange währt.“
- Achten Sie bei all dem auf den Umfang. Mehr als eine halbe Seite auf A4 sollte die Danksagung an die Geschäftspartner nicht umfassen.
Die äußere Form ist ebenfalls wichtig. So ist es beispielsweise ratsam, hier nicht einfach eine Mail zu versenden, sondern einen offiziellen Briefbogen der Firma zu verwenden. Und am Ende des Schreibens stellen Sie unbedingt sicher, dass dort keine Fehler in Sachen Rechtschreibung und Interpunktion enthalten sind.